Mise en service du GUOCE au Béninb: Une plate-forme moderne pour un gain de temps grâce à la dématérialisation

Dans le cadre des réformes engagées par le gouvernement béninois pour moderniser les échanges commerciaux, les autorités et la Société publique-privée d’exploitation du Guichet unique du Bénin (SEGUB) ont équipé le Bénin d’un nouvel outil : le Guichet unique des opérations de commerce extérieur (GUOCE). Cet outil qui a été officiellement lancé, il y a quelques semaines, s’inscrit dans une optique de modernisation par la dématérialisation de la liasse documentaire nécessaire au dédouanement des marchandises, en allégeant la gestion administrative, tout en la sécurisant.

Le contrat signé entre la Société publique-privée d’exploitation du Guichet unique du Bénin (SEGUB) et le gouvernement béninois en décembre 2014 reflète une réelle volonté du Bénin dans la sous-région, et en Afrique, d'améliorer le traitement des opérations de pré-dédouanement.

Dans le cadre de ce contrat, chaque structure émettrice de certificats et autres autorisations ministériels a bénéficié d’une approche personnalisée. En fonction du diagnostic, des actions d’optimisation de gestion ont été validées par les acteurs, dont la forte implication a été déterminante pour la réussite du projet. Cet engagement singulier et remarquable permet désormais la délivrance en ligne des certificats, tout en permettant aux usagers de suivre en temps réel l’état d’avancement de leur demande. De plus, l’outil offre aux administrations la possibilité de coordonner leurs actions en leur donnant une vision transversale des données et non plus cloisonnée par structure.
En effet, l’Etat béninois a fait de ce projet une priorité pour rester à l’avant-garde de la facilitation du commerce, et réduire les délais et les coûts associés aux opérations de pré-dédouanement tout en continuant d’assurer la sécurité et la santé de la population. À travers les rapports annuels de « Doing Business », la Banque mondiale est très attentive aux solutions apportées pour améliorer ces problématiques de temps et de coûts, et l’outil est une réponse complète, avec des fonctionnalités innovantes incluant un portail public d’information pour connaître les documents requis et les procédures applicables.
Le challenge du lancement de la plate-forme est maintenant concrétisé avec le GUOCE qui est désormais opérationnel.

Volonté d’entreprendre

Depuis plusieurs années, le Bénin montre sa volonté d’entreprendre des réformes structurantes pour moderniser le fonctionnement et la transparence du monde des affaires. La plate-forme innovante du Guichet unique portuaire lancée en 2011, a été le symbole des changements réussis, dont la reconnaissance a été témoignée par les instances internationales (prix de l’IPCSA, International Port Community System Association). Dans ce contexte de simplification des procédures, la dématérialisation de la liasse documentaire répond aux besoins d’innovation pour améliorer toujours plus l’attractivité économique et le commerce du pays.
Lors de l’analyse de l’existant réalisée en collaboration étroite avec les structures émettrices de certificats et les acteurs de l’activité portuaire, plusieurs éléments ont été relevés. Au nombre de ces éléments, il y a une quantité élevée de documents de pré-dédouanement avec des informations redondantes ; une multitude d’intervenants avec une hétérogénéité de processus ; un traitement manuel des demandes et un faible recours à la bureautique (équipements informatiques et connexions Internet). Il y a également des coûts conséquents pour la plupart des formalités de pré-dédouanement, parfois sans justification et enfin de longs délais pour la préparation des documents de pré-dédouanement (14 jours sur 25 pour l’importation, soit 56% du temps, 16 jours sur 25 pour l’exportation, soit 64% du temps).
A partir de ces constats, des axes d’amélioration tant fonctionnels, techniques qu’organisationnels, ont été définis et partagés avec les différents acteurs. L’objectif ultime étant la facilitation du commerce.
Le lancement du GUOCE répond à plusieurs objectifs. Il permet de faciliter les échanges avec l’extérieur par la simplification des procédures de pré-dédouanement (normalisation des documents, formalisation des procédures, transparence, ciblage…) et des échanges d’information qui leur sont associés. Aussi, permet-il aux opérateurs économiques d’être plus compétitifs en réduisant les délais de préparation des documents ainsi que les coûts (directs et indirects) liés à ces procédures, tout en les homogénéisant, puis de faire du Bénin, un partenaire économique de choix pour les acteurs du commerce international.

Le Bénin vers des solutions d’avenir

Cette nouvelle plate-forme oriente le Bénin vers des solutions d’avenir dont pourront bénéficier les acteurs publics et privés. Pour les administrations publiques et la nation, il y a des avancées en termes de modernisation et de renforcement de l’efficacité opérationnelle de l’administration ; l’optimisation des délais de délivrance des documents de pré-dédouanement, avec un contrôle plus simple, plus rapide et plus sûr, grâce à un système de validation informatisé. Il y a aussi pour les administrations publiques un gain de temps pour tous les agents des ministères avec la dématérialisation des procédures et un archivage électronique facilitant la recherche d’information ; puis une meilleure synergie interministérielle grâce à un partage des informations et un module de statistiques performant au service des décideurs.
Quant aux opérateurs économiques, il y aura désormais plus de visibilité et de rapidité dans le traitement des procédures de pré-dédouanement, avec une transparence dans le traitement de ces opérations ; une réduction des informations redondantes à fournir et une facturation centralisée et transparente ; un accès simple aux réglementations en vigueur avec des mises à jour régulières.
Ainsi, à travers GUOCE, le commerce béninois concrétise un vaste projet qui bénéficiera à tous les acteurs.
«Cette nouvelle plate-forme dédiée à la dématérialisation des documents et au pré-dédouanement répond aux besoins de fluidité nécessaires à la facilitation du commerce béninois. C’est un projet placé au centre de la stratégie du gouvernement pour la modernisation structurelle du pays, et qui renforce notre pays comme acteur régional clé sur le long terme », se réjouit le ministre de l’Economie maritime et des Infrastructures portuaires, Patrick Yérima. Associé et complémentaire au guichet unique existant, dont la réussite a été prouvée, cet outil moderne, selon lui, est un projet utile à tous pour permettre de sécuriser et améliorer le traitement administratif des marchandises exportées, importées et en transit.
Pour le ministre de l’Economie maritime et des Infrastructures portuaires, les usagers ne peuvent qu’être encouragés à continuer d’utiliser la SEGUB.
Pour sa part, le président directeur général de SEGUB, Thierry Verdier a souligné que la mise à disposition de ce nouvel instrument en ligne au profit des acteurs de la communauté de commerce est une étape majeure dans le processus des réformes de modernisation lancé par l’Etat béninois. La gestion sécurisée et transparente de la dématérialisation et du pré-dédouanement ajoute-t-il, accélère le traitement des dossiers des structures émettrices et facilite le développement du commerce des opérateurs nationaux et régionaux. SEGUB promet-il, reste un partenaire fidèle qui s’engage dans la durée auprès des autorités béninoises pour continuer son engagement et conserver la confiance des acteurs publics et privés conformément à ses objectifs.

Les étapes clés du processus

L’outil a été développé de manière à simplifier le flux de traitement tout en le sécurisant et sans entraver l’expertise des ministères et directions émettant des certificats. De plus, cette plate-forme est intuitive et simple d’utilisation. Chaque acteur intervenant dans le processus reconnait rapidement la logique de la structure de l’application correspondante aux réalités du terrain.
Le schéma général compte 5 étapes majeures :

1. Le Commissionnaire agrée en Douane (CAD) se connecte à la plate-forme www.guocebenin.bj à l’aide de son identifiant et un mot de passe.

2. Le Commissionnaire agrée en Douane se connecte au GUOCE (Guichet unique des opérations de commerce extérieur) dans le but d’annoncer une expédition (importation, exportation, ou transit) de marchandises. Il saisit les informations demandées (importateurs, exportateurs, pays, produits, quantité, poids, valeur, devise, …) et joint les documents requis (factures, BL, carte d’importateur, autres…) nécessaires au traitement de sa déclaration. Une fois les informations renseignées et les documents postés, le système détermine si l’expédition requiert un ou plusieurs certificats.
Dans le cas où l’expédition ne requiert pas d’autorisations ou de certificats, les informations et documents sont automatiquement accessibles à l’administration douanière. Sinon, le GUOCE identifie automatiquement les autorisations/certificats exigés et les transmet vers chacune des structures concernées pour traitement.

3. Après avoir effectué les contrôles adéquats, chaque autorité compétente se prononce sur la conformité de l’autorisation, établit la facture correspondante puis valide le dossier dans le système.

4. Lorsque la dernière autorisation liée à une demande est traitée, le CAD reçoit une notification lui indiquant la finalisation du traitement de sa demande. Le Bordereau unique de pré-dédouanement (BUP), listant l’ensemble des frais récapitulatifs des structures émettrices est alors disponible pour paiement auprès de l’une des banques partenaires.

5. Après paiement du BUP, toute la liasse documentaire est disponible pour téléchargement par le CAD et la Douane en vue du dédouanement des marchandises.