Retraite des acteurs clés de la Municipalité de Grand-Popo à Bohicon: Confronter les idées pour une gestion plus inclusive et efficace

La démarcation entre les fonctions politiques et celles techniques a connu bien de soubresauts à travers de multiples bouleversements au sein de l’administration communale. Ces changements ont fini par plonger la Municipalité de Grand-Popo dans une léthargie. La retraite de Bohicon était en quelque sorte celle des retrouvailles pour accorder les violons et remettre les pendules à l’heure.

L’objectif fondamental de cette rencontre est d’outiller aussi bien les conseillers communaux que les cadres techniques afin de permettre à chacun de ces acteurs clés de jouer efficacement sa partition pour une gestion plus efficace de la commune.

Dans son allocution prononcée à cette occasion, Joscelyn Henrico Ayicoué Ahyi, maire de Grand-Popo, a précisé le bien-fondé de cette retraite. Il s’est réjoui de l’organisation de cette formation car selon lui, la décentralisation ne saurait atteindre ses objectifs sans un engagement des acteurs locaux et la maitrise approfondie des outils de gouvernance.

Une dizaine de thématiques clés ont été présentées au cours de cette rencontre. Parmi elles, on peut citer la préparation et la tenue des sessions du conseil communal, la tenue régulière des instances, la préparation des audiences publiques et des redditions de comptes, l’accès à l’information et la collaboration entre les cadres techniques et le conseil communal.

Des problèmes divers

Les discussions, travaux de groupe suivis de la restitution des conclusions en plénière, ont permis aux conseillers et cadres techniques ainsi qu’aux agents du service déconcentré des finances, de passer au crible, les diverses difficultés que connait la gestion des affaires communales. Le diagnostic a révélé une contre-performance de la gouvernance actuelle de la commune. Celle-ci est due à plusieurs facteurs structurels avec pour corollaires des dysfonctionnements importants dans la gestion de l’administration communale notamment le retard dans la convocation des sessions, la disponibilité tardive de la documentation, les problèmes logistiques, l’ouverture tardive des sessions, la non planification à temps des activités, l’absence de dispositions d’accueil et de renseignements, le manque de communication sur les activités communales et de collaboration entre les différents acteurs. A tout cela s’ajoutent la rétention de l’information entre les différents cadres d’une part et entre les élus d’autre part, avec des conséquences sur l’efficacité des services rendus à la population. Il y a aussi l’insuffisance d’appropriation des outils indispensables pour assurer au mieux la mission de représentation de la population à la base et des difficultés dans la planification et la conduite des actions de développement par les élus locaux.

Les impacts de ces problèmes sont notables et incluent l’absence de confiance entre les différents acteurs., les tensions internes, nuisant à l’harmonie et à l’efficacité des équipes, des résultats médiocres, dus à un manque de coordination et de communication, le retard notoire dans l’accomplissement des tâches, affectant la performance globale et dans la prise de décisions et le bon fonctionnement des organes communaux. Cela induit la démotivation des acteurs, notamment au niveau des conseils d’arrondissement et des conseils de village, et la difficulté dans la gestion des affaires communales en raison de l’absence de réunions régulières.

Des actions urgentes pour rectifier le tir

Une fois les problèmes identifiés, les participants ont réfléchi à des solutions pouvant permettre à la Municipalité de Grand-Popo de surmonter tous ces obstacles. Ainsi, plusieurs solutions ont été envisagées.

La thématique sur la préparation et la tenue des sessions du conseil communal aura montré la nécessité de la planification rigoureuse des sessions, avec une mise en œuvre efficace., le respect strict du règlement intérieur du conseil communal et la mise à disposition des documents dans les délais impartis.

En ce qui concerne la tenue régulière des instances, les approches de solutions se résument à la définition d’un calendrier des sessions en début d’exercice, et le vulgariser auprès des acteurs concernés, à l’envoi des convocations à temps, afin de garantir la disponibilité des membres et la bonne organisation des sessions., au renforcement des capacités des membres du conseil communal, afin de mieux préparer les réunions et améliorer la gestion des affaires et à la mise en place des cadres de concertation pour redynamiser les conseils d’arrondissement et de village, afin de les rendre plus efficaces et motivés.

S’agissant de la préparation des audiences publiques et des redditions de comptes, les échanges ont fait ressortir des impératifs comme la mise en place à temps du comité de reddition de comptes, l’implication réelle de la population et des Osc dans l’identification des thèmes, la mobilisation à temps d’une cible de qualité pour assurer une meilleure participation, l’utilisation des langues les plus parlées dans la localité pour transmettre les messages de manière compréhensible.

Quant à la thématique sur l’accès à l’information, elle a mis en exergue l’amélioration du dispositif de communication et de transmission de l’information, notamment par l’implémentation d’un plan de communication pour la commune, la mise en œuvre d’un plan de communication structuré, afin d’assurer une meilleure diffusion de l’information et l’instauration d’un climat de paix et de collaboration, en encourageant la concertation entre les différents acteurs concernés.

Le clou de cet atelier a été la collaboration entre les cadres techniques et les membres du conseil communal. Les approches de solutions ont pour noms l’amélioration de la communication interne pour favoriser un échange d’informations fluide et transparent, la mise en place d’une formation mutuelle pour une meilleure compréhension des rôles et responsabilités de chacun, la définition claire des responsabilités des cadres pour éviter les zones de confusion., la création des comités innovants afin de favoriser la collaboration et la résolution rapide des problèmes, le recours à la médiation ou à des facilitateurs pour gérer les conflits et favoriser la coopération, l’amélioration du plan de communication pour faciliter la circulation de l’information et la promotion d’une culture de respect mutuel et de neutralité, afin de renforcer les relations professionnelles.

Toujours par rapport à cette thématique, il est recommandé d’instaurer une bonne collaboration et la convivialité entre ces deux parties, afin de faciliter les échanges et la prise de décisions, de désigner un interlocuteur spécifique auprès des élus pour agir en tant que médiateur et faciliter la communication entre les cadres et les élus, de créer un bureau dédié aux élus au sein de la commune, pour améliorer l’organisation et le suivi des activités des commissions permanentes.

A l’issue de l’atelier, les conseillers communaux, les cadres techniques et les agents du service déconcentré des finances ont été au diapason des défis qui les attendent désormais. La retraite n’a pas manqué de susciter l’engagement de chaque maillon de la chaîne communale pour redynamiser le fonctionnement de la Municipalité.

A la clôture des travaux, le maire de Grand-Popo, a affirmé que la moisson a tenu la promesse des fleurs bien que tout ne soit pas encore parfait.

Puissent ces assises ouvrir véritablement la voie à une franche collaboration entre les différents acteurs impliqués dans le développement communal en vue de favoriser une gestion plus inclusive et efficace.